Должностная инструкция секретаря-администратора (офис-менеджера)

Примерная должностная инструкция секретаря-администратора (офис-менеджера)

1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция разработана в соответствии с приказом директора предприятия от 00.00.0000 N 000 (либо иным соответствующим решением - указать конкретно).

1.2. Администратор относится к категории специалистов.

1.3. Квалификационные требования: среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.4. Администратор назначается на должность и освобождается от должности распоряжением заместителя директора по управлению по представлению аттестационной комиссии предприятия.

1.5. В своей работе администратор должен руководствоваться:

1.5.1. Настоящей должностной инструкцией.

1.5.2. Инструкцией по обеспечению офисной деятельности.

1.5.3. Положением об аппарате управления предприятия.

1.5.4. Регламентом работы офиса.

1.5.5. ...(иное - указать конкретно)

1.6. Администратор должен знать:

1.6.1. Нормативно-методические документы, локальные акты предприятия, приказы директора и распоряжения заместителя директора по вопросам обеспечения офисной деятельности.

1.6.2. Профиль, специализацию и организационную структуру предприятия.

1.6.3. Функции и задачи офиса.

1.6.4. Полномочия работников офиса, график (режим) их работы.

1.6.5. Правила внутреннего трудового распорядка.

1.6.6. Основы организации работы офиса.

1.6.7. Стандарты и унифицированные формы управленческой документации (в части, относящейся к организации работы офиса).

1.6.8. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в офисе.

1.6.9. Правила и нормы охраны труда.

1.6.10. ...(иное - указать конкретно)

1.7. Администратор должен иметь умения и навыки, достаточные для эффективного выполнения должностных обязанностей, в том числе: ...(указать конкретно наиболее важные).

1.8. Администратор подчиняется заместителю директора по управлению.

1.9. Администратору подчиняются все работники офиса.

1.10. На время отсутствия администратора его замещает секретарь (иной работник - указать конкретно).

2. Обязанности

2.1. Администратор обязан:

2.1.1. Руководить в соответствии с локальными актами предприятия, приказами директора и распоряжениями заместителя директора по управлению организацией работы офиса, неся ответственность за последствия принимаемых решений.

2.1.2. Организовывать эффективное взаимодействие работников офиса, направлять их усилия на своевременное, полное и качественное выполнение задач по организации работы офиса.

2.1.3. Обеспечивать действенный контроль за надлежащим выполнением работниками офиса своих должностных обязанностей.

2.1.4. Организовывать работу офиса на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.

2.1.5. Принимать участие в разработке проектов бизнес-планов предприятия, обеспечивать их согласование по вопросам организации работы офиса.

2.1.6. Руководить планированием работы офиса, ежемесячно представлять проект плана работы офиса на рассмотрение заместителя директора по управлению.

2.1.7. Обеспечивать безопасные и комфортные условия работы в офисе.

2.1.8. Осуществлять контроль за сохранностью офисного имущества и материальных ценностей.

2.1.9. Руководить соответствующим оформлением офисных помещений, следить за размещением, обновлением и состоянием информационных досок (стендов, баннеров, табличек с наименованием предприятия) внутри помещений и на здании, в котором расположен офис.

2.1.10. Обеспечивать чистоту и порядок в офисных помещениях и на прилегающей к ним и зданию территории.

2.1.11. Следить за надлежащей организацией доступа в офисные помещения, вести журнал учета посетителей.

2.1.12. Принимать исчерпывающие меры, направленные на подготовку обоснованных решений по вопросам организации работы офиса.

2.1.13. Поддерживать взаимодействие с коллегами по аппарату управления в интересах обеспечения максимальной эффективности его деятельности.

2.1.14. Создавать подчиненным условия для высокоэффективной работы.

2.1.15. Постоянно повышать свой профессиональный уровень в системе корпоративного тренинга.

2.1.16. Консультировать заместителя директора по вопросам организации работы офиса.

2.1.17. Обеспечивать качественную подготовку и своевременное представление заместителю директора аналитических материалов по вопросам организации работы офиса.

2.1.18. ...(иное - указать конкретно)

3. Права

3.1. Администратор имеет право:

3.1.1. Принимать обоснованные решения по вопросам организации работы офиса.

3.1.2. Давать работникам офиса указания и поручения по вопросам организации работы офиса, требовать их своевременного, полного и качественного исполнения.

3.1.3. Подписывать служебные (деловые) документы по вопросам организации работы офиса.

3.1.4. Обращаться к заместителю директору по управлению с предложениями, направленными на совершенствование организации работы офиса.

3.1.5. По распоряжению заместителя директора по управлению представлять офис предприятия в других предприятиях, организациях и учреждениях.

3.1.6. Участвовать в протокольных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы его работы, а также вопросы организации работы офиса.

3.1.7. Требовать от работников офиса своевременного, полного и качественного предоставления достоверной информации, в том числе документированной, о состоянии порученной им работы.

3.1.8. Обеспечивать представление заинтересованным лицам (органам) информации о состоянии организации работы офиса, в том числе документированной, в порядке, предусмотренном законодательством и локальными актами предприятия.

3.1.9. Представлять заместителю директора по управлению свои предложения по применению в отношении работников офиса мер поощрения и наказания, предусмотренных законодательством и локальными актами предприятия, в связи с надлежащим (ненадлежащим) выполнением ими своих должностных обязанностей.

3.1.10. ...(иное - указать конкретно)

4. Взаимоотношения по должности

4.1. Администратор осуществляет организационно-информационное взаимодействие:

4.1.1. С заместителем директора по управлению - по вопросам организации работы офиса.

4.1.2. С работниками офиса - по вопросам организации работы офиса, отнесенным к их компетенции.

4.1.3. С начальниками подразделений - по вопросам взаимодействия офиса с соответствующими подразделениями.

4.1.4. С должностными лицами (структурными подразделениями) других предприятий, организаций и учреждений - по вопросам, представляющим взаимный интерес для предприятия и сторонних предприятий (организаций, учреждений).

4.2. Администратор обеспечивает согласование проектов документов, издаваемых в интересах надлежащей организации работы офиса. Конкретный перечень лиц, с которыми производится согласование, определяется в зависимости от функционального назначения и содержания документа.

4.3. ...(иное - указать конкретно)

5. Ответственность

5.1 Администратор несет ответственность за:

5.1.1. Нарушение положений руководящих документов по вопросам организации работы офиса.

5.1.2. Невыполнение решений заместителя директора по управлению.

5.1.3. Разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия.

5.1.4. Неправомерное использование предоставленных полномочий, а также использование их в личных целях.

5.1.5. ...(иное - указать конкретно)

Источник - "Секретарь руководителя. Универсальный справочник", "Альфа-Пресс"