Наблюдательный лист для проведения анализа рабочего дня секретаря организации (образец заполнения)

Наблюдательный лист

---------------------------------------------------------------------------
¦ N ¦   Наименование элементов   ¦ Начало,¦Окончание,¦ Общее¦  Выработка, ¦
¦п/п¦           работы           ¦ ч, мин.¦  ч, мин. ¦время,¦   единицы   ¦
¦   ¦                            ¦        ¦          ¦ мин. ¦    работы   ¦
+---+----------------------------+--------+----------+------+-------------+
¦ 1 ¦              2             ¦    3   ¦     4    ¦   5  ¦      6      ¦
+---+----------------------------+--------+----------+------+-------------+
¦ 1.¦Начало работы               ¦   9:00 ¦    9:00  ¦   -  ¦      -      ¦
+---+----------------------------+--------+----------+------+-------------+
¦ 2.¦Подготовка рабочего места   ¦   9:00 ¦    9:05  ¦   5  ¦1 рабочее    ¦
¦   ¦                            ¦        ¦          ¦      ¦место        ¦
+---+----------------------------+--------+----------+------+-------------+
¦ 3.¦Прием телефонограмм         ¦   9:05 ¦    9:17  ¦  12  ¦2 шт.        ¦
+---+----------------------------+--------+----------+------+-------------+
¦   ¦Получение у директора       ¦        ¦          ¦      ¦             ¦
¦ 4.¦задания на подготовку       ¦   9:17 ¦    9:30  ¦  13  ¦5 документов ¦
¦   ¦проектов документов         ¦        ¦          ¦      ¦             ¦
+---+----------------------------+--------+----------+------+-------------+
¦ 5.¦Ответ на телефонный звонок  ¦   9:30 ¦    9:33  ¦   3  ¦1 абонент    ¦
+---+----------------------------+--------+----------+------+-------------+
¦ 6.¦Прием факсов и их           ¦   9:33 ¦    9:43  ¦  10  ¦2 факса      ¦
¦   ¦регистрация                 ¦        ¦          ¦      ¦             ¦
+---+----------------------------+--------+----------+------+-------------+
¦ 7.¦Подготовка документов       ¦   9:43 ¦   10:28  ¦  45  ¦5 документов ¦
+---+----------------------------+--------+----------+------+-------------+
¦   ¦Представление директору     ¦        ¦          ¦      ¦             ¦
¦ 8.¦документов на рассмотрение и¦  10:28 ¦   10:40  ¦  12  ¦5 документов ¦
¦   ¦подписание                  ¦        ¦          ¦      ¦             ¦
+---+----------------------------+--------+----------+------+-------------+
¦ 9.¦Регистрация документов      ¦  10:40 ¦   10:55  ¦  15  ¦5 документов ¦
+---+----------------------------+--------+----------+------+-------------+
¦10.¦Распространение документов  ¦  10:55 ¦   11:10  ¦  15  ¦5 документов ¦
¦   ¦по исполнителям             ¦        ¦          ¦      ¦             ¦
+---+----------------------------+--------+----------+------+-------------+
¦11.¦Прием электронной почты     ¦  11:10 ¦   11:42  ¦  32  ¦10 документов¦
+---+----------------------------+--------+----------+------+-------------+
¦12.¦Напоминание о совещании его ¦  11:42 ¦   12:00  ¦  18  ¦6 человек    ¦
¦   ¦участникам                  ¦        ¦          ¦      ¦             ¦
+---+----------------------------+--------+----------+------+-------------+
¦13.¦Обед                        ¦  12:00 ¦   12:30  ¦  30  ¦1 человек    ¦
+---+----------------------------+--------+----------+------+-------------+
¦   ¦Разбор поступившей          ¦        ¦          ¦      ¦             ¦
¦14.¦электронной почты           ¦  12:30 ¦   13:30  ¦  60  ¦10 документов¦
¦   ¦(регистрация)               ¦        ¦          ¦      ¦             ¦
+---+----------------------------+--------+----------+------+-------------+
¦15.¦Распространение электронной ¦  13:30 ¦   14:00  ¦  30  ¦10 документов¦
¦   ¦почты по исполнителям       ¦        ¦          ¦      ¦             ¦
+---+----------------------------+--------+----------+------+-------------+
¦16.¦Прием посетителей           ¦  14:00 ¦   14:40  ¦  40  ¦4 человека   ¦
+---+----------------------------+--------+----------+------+-------------+
¦17.¦Ответ на телефонные звонки  ¦  14:40 ¦   14:52  ¦  12  ¦3 абонента   ¦
+---+----------------------------+--------+----------+------+-------------+
¦18.¦Оформление справок для      ¦  14:52 ¦   15:22  ¦  30  ¦6 человек    ¦
¦   ¦учащихся                    ¦        ¦          ¦      ¦             ¦
+---+----------------------------+--------+----------+------+-------------+
¦19.¦Распечатка копий документов ¦  15:22 ¦   15:40  ¦  18  ¦6 документов ¦
+---+----------------------------+--------+----------+------+-------------+
¦20.¦Отправка электронной почты, ¦  15:40 ¦   16:47  ¦  67  ¦9 документов ¦
¦   ¦факсов                      ¦        ¦          ¦      ¦             ¦
+---+----------------------------+--------+----------+------+-------------+
¦21.¦Ответ на телефонный звонок  ¦  16:47 ¦   16:55  ¦   8  ¦2 абонента   ¦
+---+----------------------------+--------+----------+------+-------------+
¦22.¦Уборка рабочего места       ¦  16:55 ¦   17:00  ¦   5  ¦1 рабочее    ¦
¦   ¦                            ¦        ¦          ¦      ¦место        ¦
+---+----------------------------+--------+----------+------+-------------+
¦23.¦Окончание рабочего дня      ¦  17:00 ¦   17:00  ¦   -  ¦      -      ¦
----+----------------------------+--------+----------+------+--------------

Источник - "Делопроизводство", 2011, № 1